申请 。该单位人员登录政府信息门户( XX 市电子政府服务平台),填写《伐移树木申请书》,提交表单。
审核 。相关申请路由到园林局,由城市绿化处审核人员按规定进行审核,受理那些材料准备充分的申请。
复审 。城市绿化处处长按照复审标准对审核意见进行复审。
审定 。 主管局长按照审定标准对复审意见进行审定。
核发 。城市绿化处受理人员按照标准进行核发,制发审批文书。
分析整个流程,我们可以知道,整个审批流程必须在 12 个工作日内完成,涉及到的角色有申报单位、市政府和园林局。涉及到的应用有市政府的信息门户,园林局的办公自动化系统,以及电子印章系统。
传统解决方案
由于技术条件的限制,以及政府申报审批表格种类繁多、数量巨大、经常变更的特点,传统的政府申报审批采用word、excel作为电子申报审批的载体。政府人员编制word表单,发布到信息门户上;公众或企业登录网站下载表单进行填写,填写完成的表单再提交到网站上 ;然后,政府机构根据申报的种类,手工或自动地将该表单路由到相应的处理机构;处理机构收到该表单后,工作人员再将该表单重新录入到管理信息系统中,或者,通过办公自动化系统在机构内部流转,完成审批过程,大多是干脆直接打印成纸面文档,不同的参与人在纸面上进行审批和盖章。
传统方案的弊病
传统的解决方案中,信息系统的确辅助用户完成了整个申报审批流程。但是,对于申报审批的核心——信息——却没有很好地管理起来。由于信息以 word 文档作为载体,很难将信息从表格中提取出来,作进一步的汇总分析用,而作为 word 文件存储的信息,不论是检索还是管理,都存在很大的困难。
在上例中我们看到,不同管理系统之间,从政府信息门户到园林局的办公自动化系统,各个系统之间没有统一的交互语言和方式,信息的交互需要人工参与。人为参与越多,则办公效率越低,成本越高,更重要的是,出错的可能越大。
此外,采用 Word 表单,由于无法提供校验能力,对企事业单位填写的信息,没有制约,从而无法保证信息的质量。以伐木申请书为例,其中单位总用地,应该填写数值,采用 word 表单,可能有些人就会填中文。
电子印章技术逐步走向成熟,在国内已经具有很高的权威性。但是,采用 word 表单,不支持电子印章功能。并非技术上做不到,而是因为 word 文档是可编辑的文档,在上面盖章确认不了任何东西。因此,即便政府机构已经上了电子印章系统, 在这种情况下,还得将审批表打印出来,盖上公章再下发下去。
智能电子表单解决方案
智能电子表单,是基于 XML 、 WebService 技术的新一代智能电子表单。提供所见即所得的表单编制工具,表单格式与数据分离,以 XML 方式存放,从而可以方便地在不同系统之间交互。审批痕迹跟踪的能力,保证了可以跟踪不同人员对表单的操作。电子印章功能的支持,允许用户直接在表单上盖章。并且,数据可以直接入库,从而为信息检索和进一步的汇总分析提供了可能。
1 、所见即所得的表单设计工具
